Το λογιστικό φύλλο

Ένας πίνακας που κάνει λογαριασμούς

Η τάξη σου οργανώνει εκδρομή. Κάποιος πρέπει να κρατήσει ποιος πλήρωσε, πόσα μαζεύτηκαν και πόσα λείπουν. Σε χαρτί, κάθε φορά που πληρώνει ένας ακόμα, ξανακάνεις όλη την πρόσθεση. Σε ένα λογιστικό φύλλο (spreadsheet) γράφεις το ποσό σε ένα κουτάκι και το σύνολο αλλάζει μόνο του.

Λογιστικά φύλλα είναι προγράμματα όπως το LibreOffice Calc, το Microsoft Excel ή τα Υπολογιστικά Φύλλα Google. Διαφέρουν σε μενού και χρώματα, αλλά η λογική τους είναι η ίδια. Ό,τι μάθεις εδώ ισχύει σε όλα.

Βιβλίο, φύλλο, κελί

Όταν ανοίγεις ένα νέο αρχείο, βλέπεις ένα πλέγμα από κουτάκια:

• Οι στήλες (columns) είναι κάθετες και ονομάζονται με γράμματα: A, B, C, … Μετά το Z συνεχίζουν AA, AB, …
• Οι γραμμές (rows) είναι οριζόντιες και ονομάζονται με αριθμούς: 1, 2, 3, …
• Κάθε κουτάκι, εκεί που μια στήλη συναντά μια γραμμή, είναι ένα κελί (cell).
• Όλο το πλέγμα είναι ένα φύλλο εργασίας (worksheet). Τα φύλλα φαίνονται ως καρτέλες στο κάτω μέρος: Φύλλο1, Φύλλο2…
• Το αρχείο που κρατάει ένα ή περισσότερα φύλλα λέγεται βιβλίο εργασίας (workbook).

Η διεύθυνση ενός κελιού

Κάθε κελί έχει ένα όνομα, τη διεύθυνση του: πρώτα το γράμμα της στήλης και μετά ο αριθμός της γραμμής. Το κελί στη στήλη C και στη γραμμή 4 είναι το C4.

Είναι σαν τη ναυμαχία: «C4» σημαίνει ακριβώς ένα τετράγωνο.

Το κελί που έχεις επιλέξει τη στιγμή αυτή λέγεται ενεργό κελί. Έχει έντονο περίγραμμα, και η διεύθυνσή του φαίνεται στο πλαίσιο ονόματος, πάνω αριστερά. Δίπλα του, στη γραμμή τύπων, φαίνεται τι πραγματικά έχει μέσα το κελί.

Περιοχή κελιών

Συχνά θέλεις να μιλήσεις για πολλά κελιά μαζί, π.χ. όλους τους βαθμούς μιας στήλης. Μια ορθογώνια ομάδα κελιών λέγεται περιοχή (range) και γράφεται με άνω-κάτω τελεία ανάμεσα στο πρώτο και στο τελευταίο κελί:

Στο A1:C4 το πρώτο κελί είναι η πάνω αριστερή γωνία και το δεύτερο η κάτω δεξιά.

Τι χωράει σε ένα κελί

Ένα κελί κρατάει ένα πράγμα. Το πρόγραμμα κοιτάζει τι πληκτρολόγησες και αποφασίζει τι είδους δεδομένο είναι:

Η στοίχιση είναι ένα γρήγορο κόλπο ελέγχου. Αν γράψεις έναν βαθμό και κολλήσει αριστερά, το πρόγραμμα τον πήρε για κείμενο, και δεν θα τον μετρήσει στο άθροισμα.

Τιμή και εμφάνιση

Η μορφοποίηση αλλάζει πώς φαίνεται ένα κελί, όχι τι έχει μέσα. Το 0,25 μπορεί να εμφανίζεται ως 25%, ως 0,3 (με ένα δεκαδικό ψηφίο) ή ως 0,25 €. Στους υπολογισμούς μπαίνει πάντα η πραγματική τιμή, 0,25. Αν έχεις αμφιβολία, κοίτα τη γραμμή τύπων: εκεί φαίνεται τι έχει πραγματικά το κελί.

Αν ένα κελί δείχνει #####, δεν χάθηκε τίποτα: η στήλη είναι πολύ στενή για τον αριθμό. Φάρδυνέ τη.

Ένας πίνακας με σωστό σχήμα

Το λογιστικό φύλλο σε αφήνει να γράψεις οτιδήποτε οπουδήποτε. Για να μπορεί όμως να υπολογίσει, τα δεδομένα θέλουν τάξη:

1. Μία γραμμή επικεφαλίδων στην κορυφή: τι σημαίνει κάθε στήλη.
2. Μία γραμμή ανά εγγραφή (ανά μαθητή, ανά μέρα, ανά αγορά).
3. Ένα είδος δεδομένων ανά στήλη: μόνο αριθμοί στη στήλη των βαθμών.
4. Καμία κενή γραμμή στη μέση του πίνακα.
5. Οι μονάδες στην επικεφαλίδα, όχι στο κελί: «Ποσό (€)» πάνω και 15 κάτω, όχι «15 ευρώ» σε κάθε κελί, που είναι κείμενο.

Σε αυτόν τον πίνακα οι προκαταβολές είναι στην περιοχή B2:B4, και στο επόμενο μάθημα ένας τύπος θα τις προσθέτει μόνος του.

Γρήγορες κινήσεις

• Enter πηγαίνει στο κελί από κάτω, Tab στο κελί δεξιά.
• F2 (ή διπλό κλικ) ανοίγει το κελί για διόρθωση χωρίς να σβήσεις ό,τι έχει.
• Η λαβή συμπλήρωσης, το μικρό τετράγωνο στην κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού, συνεχίζει σειρές: γράψε Δευτέρα, σύρε προς τα κάτω, και βγαίνουν Τρίτη, Τετάρτη… Με 1 και 2 σε δύο κελιά, επιλέγεις και τα δύο και σύρεις για 3, 4, 5…
• Τα αρχεία αποθηκεύονται συνήθως ως .xlsx (Excel) ή .ods (LibreOffice). Η μορφή .csv κρατάει μόνο τις τιμές, χωρίς τύπους και χωρίς μορφοποίηση, και ανοίγει σχεδόν παντού.

Λυμένα παραδείγματα

Δοκίμασέ το πρώτα. Μετά δες τη λύση.

Δείξε τη λύση

Δοκίμασέ το πρώτα. Μετά δες τη λύση.

Δείξε τη λύση

Δοκίμασέ το πρώτα. Μετά δες τη λύση.

Δείξε τη λύση